Organizacja dnia pracy Twojej i Twojego zespołu jest istotną częścią bycia produktywnym. Pomaga w ustaleniu celów i priorytetów oraz w maksymalnym wykorzystaniu dnia. Niezbędne jest również określenie terminów i zorganizowanie czasu, tak abyś mógł utrzymać się na szczycie obciążenia pracą.
1. Nadaj priorytety głębokiej pracy
Niezależnie od tego, czy zarządzasz zespołem pracowników, czy pracujesz sam, istnieje 6 podstawowych kroków, które możesz wykonać, aby nadać priorytety swojej pracy i dotrzymać terminów na czas. Korzystając z LiquidPlanner, oprogramowania do zarządzania projektami, możesz zidentyfikować pilne zadania i uzyskać realistyczne szacunki dotyczące ich wykonania.
Ustalanie priorytetów pomoże Ci uniknąć rozproszenia uwagi i skupić się na najważniejszych zadaniach. Zapewnia również, że każde zadanie napędza wartość. Może również pomóc Ci uniknąć nieistotnych zadań z zapychania listy rzeczy do zrobienia.
Ustalanie priorytetów zadań jest skomplikowanym zadaniem, ale można ułatwić ten proces. Musisz opracować listę wszystkich zadań, które możesz zrealizować w ciągu dnia. Lista ta nie powinna być uporządkowana ani zawierać określonej liczby pozycji. Powinna być całościowa.
Na Twojej liście powinny znaleźć się również zadania, które mają niski priorytet. Mogą to być projekty, które nie są wrażliwe czasowo, ale wymagają pewnego planowania – cytat ten został zaczerpnięty ze strony aleja-pieknosci.pl. Możesz chcieć przesunąć je na późniejszy czas w tygodniu lub całkowicie je porzucić.
Jeśli pracujesz nad złożonym projektem, upewnij się, że Twój zespół jest zaangażowany. Możesz to zrobić, prosząc o wkład. Ponadto możesz poprosić o omówienie projektu w grupie w ramach firmowego oprogramowania do zarządzania projektami.
Jeśli Twoja praca polega na pisaniu, redagowaniu lub opanowaniu jakiegoś tematu, rozważ poświęcenie mu całego dnia. Musisz mieć odpowiednią wiedzę i czas, aby to zrobić. Być może będziesz też musiał korzystać z określonego oprogramowania lub muzyki.
Głęboka praca jest potężnym narzędziem, ale wymaga zaangażowania i wysiłku. To nie jest tylko „szybka naprawa”. Aby być skutecznym, musisz nauczyć się ustalać priorytety swojego czasu. Będziesz też musiał ocenić wartość zadań, które planujesz wykonać. W zależności od tego, jak ważny jest Twój projekt, być może będziesz musiał skontaktować się z innymi członkami zespołu, aby zapytać o ich potrzeby.
Jeśli Twoja praca polega na pracy ze skomplikowanymi maszynami, być może będziesz musiał nauczyć się obsługi programu Stata. Możesz również użyć aplikacji do przesyłania wiadomości zespołowych, takiej jak Twist, aby pozostać w kontakcie podczas pracy.
2. Ustal priorytety
Posiadanie jasnego systemu priorytetów może być dużą pomocą w załatwianiu spraw. Poświęcenie czasu na ustalenie, co jest ważne, może pomóc Ci wyeliminować stres, zmniejszyć wypalenie zawodowe i zwiększyć wydajność. Oto kilka sposobów, aby zacząć.
Spisz listę rzeczy, które muszą być zrobione dzisiaj. Lista ta powinna być okresowo aktualizowana o nowe terminy. Dobra lista główna powinna zawierać zadania, które trzeba wykonać dzisiaj, cele długoterminowe oraz rzeczy, które chcesz osiągnąć w tym tygodniu. Możesz również mieć listę tygodniową i miesięczną, aby śledzić postępy.
Dobrą strategią mikroproduktywności, która pomoże nadać priorytet Twojemu dniu, jest rozbicie dużych zadań na łatwe do wykonania kawałki. Ułatwi to rozpoczęcie dnia i da ci więcej czasu na ukończenie większych zadań później.
Zasada Pareto lub zasada 80/20 mówi, że 20% Twoich wysiłków daje 80% Twoich wyników. Oznacza to, że powinieneś skupić się najpierw na najważniejszych zadaniach i nadać mniejszy priorytet tym, które nie są tak ważne. Ponadto, powinieneś być świadomy faktu, że praca nad niewłaściwymi zadaniami może sprawić, że w przyszłości będziesz miał mniej czasu.
Powinieneś również mieć dobre wyobrażenie o tym, ile czasu zajmie wykonanie każdego zadania. To pomoże Ci ustalić priorytety według ilości czasu potrzebnego do wykonania zadania. Jeśli pracujesz nad projektem, możesz nadać niski priorytet zadaniom, które mają być wykonane dopiero w późniejszym okresie tygodnia, a wysoki priorytet zadaniom, które mają być wykonane w ciągu najbliższych kilku dni.
Chociaż może się to wydawać dużo pracy, jasny system może pomóc Ci w ustaleniu priorytetów zadań, które muszą zostać wykonane. Wiedza o tym, co jest ważne, może również poprawić równowagę między pracą a życiem prywatnym. Stworzenie systemu priorytetyzacji czasu pomoże Ci dotrzymać terminów, utrzymać obciążenie pracą w ryzach i zwiększyć produktywność.
Jeśli nie jesteś pewien, jak nadać priorytety swojej pracy, przyjrzyj się tym pięciu strategiom. Pomogą Ci one wydobyć jak najwięcej z każdego dnia.
3. Określ cele
Określenie celów podczas planowania dnia pracy swojej i swojego zespołu to mądry ruch. Dzięki temu wszyscy będą pracować razem i dążyć do wspólnego celu. Dzięki temu pracownicy będą szczęśliwsi, a firma szczęśliwsza.
Mądry cel to taki, który jest mierzalny, osiągalny i istotny. Cel SMART powinien zawierać następujące cechy: osiągalny, istotny i określony w czasie. Możesz również spojrzeć na drabinę celów SMART, aby podzielić swój cel końcowy na mniejsze, bardziej osiągalne kamienie milowe SMART.
Cel bez wyraźnego kierunku to strata czasu każdego z nas i doprowadzi jedynie do wyczerpania. Określenie celów i zadań utrzyma Twój zespół na ścieżce do sukcesu. Istnieje kilka różnych sposobów, aby to zrobić. Na przykład, dobrym sposobem na osiągnięcie tego celu jest przydzielenie zadań każdemu członkowi zespołu w oparciu o jego mocne strony. Pomoże to utrzymać zespół na właściwym torze, jednocześnie pozwalając każdemu członkowi poczuć się docenionym.
Innym mądrym posunięciem jest budowanie relacji z członkami zespołu. Relacje te przyniosą korzyści Twojej firmie, a także pomogą Ci odkryć nowe mocne i słabe strony członków zespołu. Budowanie silnych relacji ze swoim zespołem pomoże również sprawić, że wszyscy poczują się bardziej zaangażowani w biurze. Jest to szczególnie prawdziwe w przypadku tych, którzy mogą wahać się przed mówieniem o swoich celach.
Najlepszym sposobem na określenie, czego szukają członkowie Twojego zespołu, jest zrobienie kilku odsłuchów. Zadawaj pytania o ich obecne zainteresowania i o to, co mają nadzieję osiągnąć w przyszłości. Pomoże to również w przydzielaniu członkom zespołu zadań, które wykorzystują ich mocne strony. Może to również pomóc w skróceniu czasu potrzebnego na wykonanie zadań. Dobre zrozumienie zainteresowań i celów członków zespołu pomoże Ci podjąć właściwe decyzje.
Identyfikacja celów podczas planowania dnia pracy Twojego i Twojego zespołu może być jednym z trudniejszych aspektów bycia menedżerem, ale jest warta wysiłku. Kiedy Ty i Twój zespół macie jasno sprecyzowane cele, łatwiej będzie dotrzymać terminów i w pełni wykorzystać każdy dzień.
4. Organizowanie według czasu
Organizowanie dnia pracy swojej i zespołu według czasu to pomocna strategia zwiększania produktywności. Chodzi o to, aby zablokować w kalendarzu czas na spotkania, korespondencję, rozmowy wychodzące i głęboką pracę. To pomoże Ci zaplanować zadania i uniknąć przerw. Utrzymanie zorganizowanego harmonogramu pracy pomoże Ci być bardziej produktywnym i pomoże zmniejszyć stres.
Wielu pracowników walczy o zachowanie produktywności z powodu osobistych rozproszeń. Na przykład, e-maile, wiadomości tekstowe i rozmowy telefoniczne mogą rozpraszać uwagę. Można je zminimalizować, ustalając czas przerw i ograniczając kontakt ze współpracownikami. Można również przełączyć telefony w tryb samolotowy i schować je do szuflady, jeśli rozpraszają. Powinieneś również ograniczyć czas rozmów ze współpracownikami do kilku godzin dziennie.
Kolejną techniką, która pomoże Ci pozostać produktywnym, jest wykonanie najpierw największego zadania. Pomoże Ci to uniknąć wyczerpania i utrzyma Twoją motywację. Powinieneś również ustalić realistyczne harmonogramy ukończenia zadań. Może to obejmować pisanie propozycji na początku dnia i nie czekanie do terminu wysyłki, aby ukończyć duży projekt. Organizowanie dnia pracy swojej i swojego zespołu według godzin może również pomóc Ci poczuć się bardziej przewidywalnie. Może to również służyć jako przypomnienie o tym, nad czym pracujesz w danej chwili. Jeśli jesteś pracownikiem szczegółowym, ta strategia sprawdzi się u Ciebie.
